管理工作中的“七种浪费”，很严重！

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小编的话：丰田生产方式归纳出“七种浪费”，这些浪费主要发生在生产现场，在这个基础上我们提出管理工作中的“七种浪费”，这些浪费无论在企业还是在政府部门都可谓司空见惯，我们不妨看看自己身上或身边是否存在此类浪费。
“等待”造成浪费
等待上级的指示。上级不安排工作下级就坐等，上级不指示下级就不执行，上级不询问下级就不汇报，上级不检查下级就拖着办。多干事情多吃亏，出了问题怎么办？听从指示没有错，再大责任可分担。很多工作是在多次检查和催办下才完成的，造成极大的浪费。

等待下级的汇报。任务虽已布置，但是没有检查、监督。不主动深入调查情况，掌握第一手资料，只是被动地听下级汇报，不做核实就做决定或者向上级汇报，出了问题，责任还可以往下级身上推。

等待对方的回复。我已与对方联系过，什么时候得到回复我无法决定，延误工作的责任应该由对方负责，我只能等。追究责任也不怕，我某月某日把这份文件送给对方，这里记录得很清楚，对方不回复我能怎么办？

这些“等待”在工作中大量存在，主要原因是管理人员缺乏责任心和主动精神，不愿意承担责任。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，不必要的“等”是一种极大的浪费。



无序造成浪费
不言而喻，缺乏明确的规章、制度、流程，工作容易产生混乱。但有令不行、有章不循，按个人意愿行事造成的无序，则更容易产生巨大的浪费。

职责不清造成的无序。由于制度、管理等方面的原因，某项工作好像两个部门都管，实际上是整天扯皮，使原来的有序反而变成无序，造成极大浪费。某个部门或某个人，当看到一项工作比较紧急，如果不及时完成就将造成不良后果时，进行了补位。这时就出现了一种怪现象：那么，今后这项工作就由你们来做吧，本当负责的部门或个人反而不管了，这也是一种无序。

业务能力低下造成的无序。应该承担某项工作的部门和人员，因能力不足而导致工作混乱；部门和人员变更时，工作交接不力，协作不到位，原来形成的工作流程被推翻，人为增加了从“无序”恢复到“有序”的时间。

业务流程的无序。直线职能制的纵向部门设置，导致对横向的业务流程严重割裂，各部门大多考虑一项工作在本部门能否得到认真贯彻，而很少考虑如何协助相关部门顺利实施。通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为中心，不是部门支持流程，而是要求流程围绕部门转，从而导致流程的混乱，工作无法顺利完成，需要反复协调，加大管理成本。





协调不力造成浪费
所谓协调，就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐地配合，以便于组织的整体目标能够顺利实现。有了良好的协调，就会出现１＋１＞２的协同效应。如果在管理工作中协调不力，就会造成工作停滞，由此带来浪费。

工作进程协调不力。由两个部门共同承担的工作出现问题，双方都不主动联系，还需要第三个部门协调，工作进度当然会受到影响。某些工作应由哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层中，相互间的工作缺乏协作精神和交流意识，彼此都在观望，认为应该由对方部门负责，结果工作没人管，原来的小问题也被拖成了大问题。

上级指示的贯彻协调不力。对上级的工作指示及相关会议布置的工作没有传达，即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实，形成口号接力，工作在本部门出现停滞，没有得到有效地贯彻，形成工作盲区。

信息传递的协调不力。信息流转到某个部门出现了停滞，使应该得到这些信息的相关部门掌握不到，难以有效地开展工作。信息没有分类汇总，停滞在分散之中；信息没有得到充分分析、核实和利用，依旧停滞在原始状态之中。更有甚者，把信息视为本部门或个人私有，有意不再传递，由此造成某项工作不能及时开展、某些问题得不到及时解决，损失便随之而来。

协调不力是管理工作中最大的浪费之一，它使整个组织不能形成凝聚力，缺乏团队意识、协作精神，导致工作效率很低。


“闲置”造成浪费
我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置”。机构重叠，职能重叠，人浮于事，使生产经营要素不能得到有效利用，造成了“闲置”的浪费。

职能闲置或重叠。公司在进行组织设计时为某些部门设置了一些职能，但在实际工作中，该职能却没有发挥作用，造成了部门职能的闲置，而且对公司的相关工作产生了影响。两个部门承担了类似的工作，职责有部分交叉重叠，好像谁都可以负责，其实是谁都不负责?熏错时互相推诿，取得了成绩又相互争功，易导致工作中互相牵制，影响组织效率。

在某些情况下，对于一些不重要的任务，上级其实只承担签字的职能，但如果没有上级的签字或认可，业务就无法进行，由此出现等待和停滞等浪费。为什么会出现这种浪费？因为上级如果担心失去权力，下级就会事事请示，长久下去，组织就会逐渐僵化，失去活力。唯有敢于授权，才能简化流程，提高效率。

人员闲置。某些部门强调本部门工作的重要性，不是提高工作效率，而是要求增加人员，于是三个人干两个人的工作，帕金森定律就发生作用了。更糟的是，为了避免上级“人浮于事”的批评，就开始制造额外的“工作”，例如总务部增加一个秘书，为了填满此人的工作时间，就以公司或者部门的名义通知其它部门，请提交××计划、总结和报表，于是就制造出了额外的工作，形成了一连串的连锁浪费。

信息闲置。在当今竞争日益激烈的情况下，公司内外充斥着大量的信息，应当从中汲取有用的信息，经过汇总、分析等处理，进行放大输出；但有些公司在信息闲置方面的浪费是极其惊人的，需要从根本上进行变革，从信息的有目的搜集开始，经汇总、分析、存档、再输出的全过程中，找出不准确、不及时的信息，并将其根除。





应付造成浪费
工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍了事，从而达不到应有的效果，是责任心不强的一种表现形式，这种浪费在工作中是经常见到的。

应付检查。许多应该日常进行的工作没有认真去做，没有按计划要求去完成工作任务，只做一些表面文章，以应付上级的检查。人们常说：干没干是态度问题，干得好不好是水平问题，其中的含义是非常值得玩味的。如果检查工作的人员也应付，或者碍于情面不予指出，就会形成空对空。

前松后紧。在涉及系统性和流程性工作时，如果前面不认真，则将对后续工作产生较大的影响，例如交货期确认不准确、不及时，就会导致生产制造系统出现额外加班等多种浪费。

虎头蛇尾。在工作中没有计划与自查，做事只做前面，随着时间的推移，后面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主动，让做什么事，只是应付了事，而不是自己严格要求要做得更好。这些都对工作产生极大的危害。

应付造成的浪费主要是由责任心不强和素质低下等造成的，它实际上是工作中的失职，这种浪费对组织的损害是隐性的，将逐步侵蚀组织的肌体，是一种慢性毒药。




“低效”造成浪费
工作的低效率或者无效率。相对于管理工作的高效率而言，低效率造成的隐性浪费是非常大的；原来只要一个人承担的工作，需要两个以上人员来完成；应该按计划完成的任务却反复延期。直观上是人力与时间的浪费，而后果则可能是不可估量的损失。

错误的工作是一种负效率。工作做错，必须返工，造成浪费。如果是高效率地完成了错误的工作，则损失更大。更可怕的是，这种错误在某种程度上是被人允许的，会被人以各种各样的理由来掩盖，从而反复发生，造成类似的浪费。无疑，工作中难免会出现某些失误，但我们允许的是创造过程中的失误，而不允许工作目标和程序都已明确而在操作上反复发生低级的错误。



“不合理”造成浪费
管理必须依“理”行事，才能控制成本，减少浪费。“理”在管理中指“目标、指标、预算、计划”符合客观规律，如果“理”本身出问题，则可能比“无理”危害更大。

目标指标不合理。管理要有“理”可依，但前提是“理”要正确。如果“理”本身出了问题，或者我们理解错了，那么结果就必然与我们的愿望背道而驰。

计划编制依据不合理。对目标指标不知道怎样分解，靠“拍脑子”想当然制定预算和计划，缺乏可操作性。短期计划没有围绕中长期计划进行编制，两者之间出现脱节和背离，没考虑连续性。这种计划往往在实行中要反复修改和调整，甚至推倒重来，从而造成浪费。而不作修改，错误的计划又将带来极大的危害。

此外，即使计划严密合理，但执行不严肃、检查不认真、考核不到位，同样是形同虚设，起不到事半功倍、节约资源的作用。

上述浪费现象在日常管理中是经常存在的，但又是难以度量的，它不像出现废品那样直观，由此产生的隐性浪费常常被忽视，甚至被视为理所当然，难以形成消除浪费的动力。
管理工作中的“七种浪费”，要比丰田生产方式所指出的生产现场中的“七种浪费”严重得多，解决起来也困难得多。因为生产现场中的浪费大多数可以量化，然而管理工作大多为软性指标，具有较大的弹性，要想进行量化和细化相对困难；而且大家司空见惯，即使上级要求，也是紧一阵后松一阵，容易形成反复。如果不能对管理工作中的浪费形成共识，节约活动是很难持续有效地长期开展的，而管理工作中的浪费一旦在某种程度上被消除，则可能会出现几何级数的放大效应，因此，我们要鼓足勇气，从消除点滴的管理浪费做起，向着彻底消除浪费的目标一步一步地走下去。